پذیرش 

سیستم پذیرش به منظورثبت اطلاعات پذیرش، حسابداری پذیرش مورد استفاده قرار می گیرد. با توجه به این که می توان سیستم پذیرش را با برنامه های تحت وب و سایر برنامه ها ارتباط داد به نحوی که اطلاعات از سیستم های دیگر خوانده شوند و در برنامه پذیرش وارد شوند، عملکرد سیستم ممکن است به ازای این ارتباطات کمی متفاوت باشد ولی به طور کلی آنچه در این قسمت توضیح داده می شود مربوط به ثبت اطلاعات یک پذیرش در برنامه بیلان و کلیه اطلاعات پایه مورد نیاز می باشد.

تنظیمات پایه

به منظور ثبت اطلاعات یک پذیرش و تنظیم اطلاعات پایه مورد نیاز از جمله معرفی پرسنل، پذیرشگر، پیمانکاران، تنظیمات کدینگ های پیمانکار، تنظیم کدینگ نوع خودرو مربوط به صدور اسناد پذیرش و ... می باید اطلاعات پایه را قبل از شروع به کار با سیستم پذیرش تکمیل نمایید. 

 گروه های خودرو

برای تعریف مدل های خودرو در ابتدا نیاز دارید که گروه های خودرو مورد نظر را وارد نمایید که از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه فرم گروه خودرو را اجرا نمایید که تصویر آن را در زیر مشاهده می نمایید.

برای ایجاد یک گروه جدید بر روی دکمه ایجاد کلیک نمایید اطلاعات کد، شرح و مشخصه را وارد نمایید و دکمه ثبت را کلیک نمایید.

توجه : اگر کاربری در حدود دسترسی خود( در قسمت  حدود دسترسی توضیحات لازم در مورد آن داده شده است) دسترسی به کلیه گروه های خودرو را نداشته باشد مثلا کاربری فقط امکان انجام عملیات پذیرش یک گروه خاص از گروه خودروها را دارد که برای دادن دسترسی کاربر به گروه های خودرو می توانید از دکمه دسترسی استفاده نمایید بر روی سطرگروه خودروی مورد نظرکلیک نمایید که انتخاب شود و دکمه دسترسی را کلیک کنید باکس کنار نام کاربر را تیک دار و دکمه ثبت را کلیک کنید.

لازم بذکر است در صورتی این دسترسی ها اعمال می شود که دسترسی به کلیه گروه های خودرو به کاربر مربوطه داده نشده باشد که در مسیر زیر واقع است:

حدود دسترسی / سیستم پذیرش / تنظیمات پایه / دسترسی به کلیه گروه خودروها

با استفاده از دکمه خودروهای زیرمجموعه می توانید مدل خودرو های زیرمجموعه یک گروه خودرو را مشاهده نمایید،بدین صورت که با انتخاب گروه خودروی مورد نظر و  کلیک این دکمه فرم مدل خودروها حاوی مدل خودروهای مربوط به گروه خودروی انتخاب شده نمایش داده می شود .

 

مدل خودروها 

به منظور تعریف مدل های خودرو از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه فرم مدل خودرو را اجرا نمایید که تصویر آن را در زیر مشاهده می نمایید. برای ایجاد یک مدل جدید بر روی دکمه اضافه کلیک نمایید اطلاعات را وارد نمایید و در آخر دکمه ثبت را انتخاب کنید، همانطور که مشاهده می کنید برای حذف و تغییر یک مدل خودرو می توانید از دکمه حذف و تغییر در این قسمت استفاده نمایید. 

تذکر

 پس از تعریف مدل خودرو حتماً نسبت به تکمیل کدینگ نوع خودروها از دکمه موجود در فرم زیر و یا از قسمت سیستم پذیرش / تنظیمات پایه / تنظیم کدینگ نوع خودرو اقدام گردد

 

 لیست اجرت های ساعتی 

برای استفاده از لیست اجرت های تعمیرگاهی و نمایش اطلاعات اجرت ها در کارت تعمیر، می باید به ازای هر گروه خودرو یک اجرت ساعتی ایجاد نمایید. برای این تعریف فرم لیست اجرت های ساعتی را از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه  اجرا نمایید.

دکمه ایجاد را کلیک کنید و در فرمی که باز می شود گروه خودرو و مدل خودرو را انتخاب نمایید مبلغ اجرت ساعتی و ضریب را وارد نمایید و دکمه ثبت را کلیک کنید، برای حذف و تغییر نیز می توانید از دکمه های حذف و تغییر در این فرم استفاده نمایید.

 

لیست اجرت های تعمیراتی 

برای ایجاد اجرت های تعمیراتی از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه، آیتم لیست اجرت های تعمیراتی را انتخاب نمایید که تصویر آن را در شکل زیر مشاهده می کنید، هر یک از این اجرت ها را می توانید در کارت تعمیر انتخاب نمایید.

با استفاده از دکمه رویت گردش می توانید گردش هر کدام از اجرت ها را مشاهده نمایید.

 

برای ایجاد یک اجرت جدید، بر روی دکمه ایجاد کلیک کنید در فرم اطلاعات اجرت، کد اجرت به صورت غیر تکراری و توسط برنامه ایجاد می شود، عنوان اجرت و یکی از آیتم های زمان استاندارد و مبلغ ثابت و دسته بندی اجرت را وارد و دکمه ثبت را کلیک کنید. اگر باکس تغییر عنوان در کارت تعمیر را تیک دار نمایید، می توانید عنوان اجرت انتخابی در کارت تعمیر را تغییر بدهید.

توجه : اگر اجرت ساعتی یک خودرو با ضریب ساعت 1 و مبلغ A   ریال مشخص شود و برای این خودرو اجرتی تعریف شود که دارای زمان استاندارد 2 باشد، زمانیکه این اجرت در کارت تعمیر انتخاب می شود، فیلد زمان مقدار 2 و فیلد مبلغ مقدار   2*A   میگیرد.

لازم بذکر است در صورتی که یک اجرت برای چندین گروه و مدل خودرو تعریف شود  در ستون گروه و مدل خودروی لیست اجرت ها چیزی نمایش نمی دهد.

 

 ارتباط کالا با اجرت 

این قسمت برای درج اجرت درخواست قطعه پذیرش به هنگام ثبت یک قطعه خاص درفرم درخواست قطعه به کار می رود به این صورت که بین قطعه و اجرت یک رابطه تعریف می شود و زمانیکه قطعه در فرم درخواست قطعه ثبت شد فرم اجرت برای اضافه شدن به خواست نمایش داده می شود. این آیتم به صورت خاص اضافه شده و کاربرد عمومی ندارد.

 تعیین اجرتهای دارای زیر مجموعه

این آیتم کاربرد چندانی ندارد.

پیمانکارهای داخلی 

در این قسمت نام اشخاصی که در سیستم پذیرش به عنوان پیمانکار اجرت، پذیرشگر، انباردار و... نیاز به معرفی داشته باشند باید تعریف شوند که می توان آنها را با عنوان (پذیرشگر، انباردارو...) و یا با نام تعریف کرد.

برای ایجاد یک پیمانکار فرم پیمانکارهای داخلی را از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه اجرا نمایید، دکمه اضافه را کلیک کنید، عنوان پیمانکار را وارد و دکمه ثبت را کلیک کنید.

توجه داشته که برای یک پیمانکار باید پرسنل زیر مجموعه مشخص شود، به ازای یک پیمانکار می توان چندین پرسنل زیرمجموعه (کارکنان) داشت و یا اینکه به ازای هر پیمانکار یک پرسنل زیر مجموعه به همان نام تعریف کرد مثلا اگر پیمانکار نباشد و فقط یک شخص جهت انجام کار باشد باید همان شخص هم به عنوان پیمانکار و هم به عنوان کارکنان جهت پرسنل زیر مجموعه تعریف شود چرا که وجود حداقل یک پیمانکار اجباری است. بر روی هر پیمانکار کلیک نمایید که انتخاب شود سپس دکمه پرسنل زیر مجموعه را کلیک کنید فرم لیست کارکنان نمایش داده می شود که می توانید کارکنان مورد نظر را تعریف نمایید برای قسمت آخر تعریف کارکنان در قسمت پیمانکار، نام پیمانکاری که قبلا تعریف کرده اید انتخاب نمایید. در قسمت  لیست کارکنان در مورد تعریف کارکنان توضیحات بیشتر داده شده است.  

در فرم لیست پیمانکاران داخلی می توانید دکمه تنظیم کدینگ و یا دکمه تنظیم کدینگ پیشرفته را کلیک نمایید و اختصاص کدینگ را انجام بدهید، با استفاده از دکمه گردش کار می توانید گردش عملکرد پیمانکار را مشاهده نمایید.

 

 تنظیم کدینگ پیمانکارها 

زمانی که در سیستم پذیرش، پذیرشی نهایی می شود و برای آن یک سند حسابداری از طرف سیستم صادر می شود، به ازای مجموع مبالغ اجرت هایی که یک تعمیرکار برای آن ها انتخاب می شود، در سند حسابداری پذیرش، باید کد حساب پیمانکار اجرت، بستانکار شود. برای اختصاص کدینگ های لازم به هر پیمانکار می توانید از قسمت تنظیم کدینگ پیمانکارها استفاده نمایید که در این حالت صد در صد مبلغ اجرت به صورت مبلغ بستانکار در حساب کدینگ حساب پیمانکار سند می شود که این سند همان سند پذیرش است ولی اگر بخواهید که از امکانات بیشتری برای حسابداری اجرت و نحوه صدور سند حسابداری پذیرش برخوردار باشید می توانید از تنظیم کدینگ پیمانکارها (جدید) استفاده نمایید.

یادآوری : با توجه به ارتباط سیستم پذیرش و حسابداری می توان به ازای هر پیمانکار یک شماره مشتری 6 رقمی تعریف نمایید که شماره مشتری در قسمت شماره مشتری  توضیح داده شده است و از ارتباط شماره حساب و حساب های لینک استفاده نمایید که به شما کمک می کند در زمان کمتر کدینگ های لازم را تعریف کنید.

 پس از تعریف کدینگ های لازم برای تنظیم کدینگ پیمانکارها فرم آن را از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه اجرا نمایید که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید به منظور اختصاص کدینگ هر پیمانکار به ازای نحوه های مختلف محاسبه مانند : مشتری، گارانتی، شرکتی، گارانتی قطعه و... روی سطر مورد نظر کلیک نمایید که انتخاب شود و کلید   “Enter”   را بزنید کد حساب را وارد نمایید و یا با دکمه     آن را از لیست کدینگ جستجو و انتخاب نمایید و برای ذخیره سطر مورد نظر مجدد کلید   “Enter”   را بزنید. برای حرکت بین سطرها از کلیدهای جهتی استفاده نمایید.

 

با استفاده از دکمه کپی کردن اطلاعات به تنظیمات جدید می توانید اطلاعات ثبت شده این پیمانکار را به تنظیمات کدینگ جدید کپی نمایید. توجه داشته باشید زمانی که اطلاعات به تنظیمات جدید کپی شود برنامه برای صدور سند حسابداری پذیرش از تنظیمات جدید استفاده می کند. 

 تنظیم کدینگ پیمانکارها (جدید) 

به منظور استفاده از تقسیم بندی اجرت و درج استثناعات می توانید از تنظیم کدینگ پیمانکارها (جدید) بهره بگیرید به منظور استفاده از این قسمت فرم آن را از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه اجرا نمایید در این قسمت می توانید تنظیمات کدینگ قبلی را از فرم تنظیمات کدینگ پیمانکارها با کلیک بر روی دکمه کپی کردن اطلاعات به تنظیمات جدید، به این فرم کپی کنید و هر آیتمی که نیاز به اصلاح داشت تغییر بدهید .

 

در فرم تنظیم کدینگ پیمانکارها (جدید) برای ایجاد یک تنظیم جدید بر روی دکمه اضافه کلیک نمایید فرم زیر نمایش داده می شود. آیتم های پیمانکار، نوع خودرو،کد اجرت و نوع محاسبه به عنوان پارامترهای محاسبه هستند که بر اساس شرایط انتخاب آنها  برنامه برای صدور سند در قسمت بستانکاری اجرت، از آنها استفاده می کند.

 

توجه :

- برنامه ابتدا قسمت تنظیم کدینگ پیمانکارها (جدید) را چک می کند و در صورتی که برای پیمانکار منظور اطلاعاتی نبود از فرم تنظیم کدینگ پیمانکارها استفاده می کند لذا دقت شود در صورتی در هردو فرم برای پیمانکاری اطلاعات ثبت شده باشد فقط از فرم تنظیم کدینگ پیمانکارها (جدید) استفاده می شود.

- با استفاده از تنظیم کدینگ پیشرفته می توانید هر نوع نحوه محاسبه را به صورت درصدی و یا سهم پذیری (شماره 7) در این قسمت تعریف کنید.

- اگر روش های محاسبه با یکدیگر هم پوشانی داشته باشد برنامه برای صدور سند فقط یکی از آنها را انتخاب می کند.

- می توانید مشخص کنید که شرایطی که برای تقسیم بندی تعریف می کنید در صورت وجود و یا عدم وجود یک اجرت خاص (شماره 5 و شماره 6) اعمال شوند.

به عنوان مثال می توانید برای اجرت سرویس اولیه مشخص نمایید که اگر این اجرت در پذیرش انتخاب شد و نوع محاسبه به صورت گارانتی بود و خودروی پذیرش هم پراید بود، برای صدور سند از چه کدینگ هایی با چه درصدهایی استفاده شود.

برای اضافه کردن کدینگ از کلید   “Insert”   استفاده نمایید یک سطر اضافه می شود و می توانید کدینگ حساب را وارد کنید یا با استفاده از دکمه    از لیست کدینگ جستجو و انتخاب نمایید درصد مورد نظر را وارد و کلید   “Tab”   را برای ذخیره سطر فعلی و رفتن به سطر بعد بزنید و در نهایت دکمه ایجاد را (شماره 8) کلیک کنید.

میتوانید شرط تعریف شده را با استفاده از کپی (شماره 9) ، کپی نمایید و نیازی به تکرار مواردی که یک بار ثبت کرده نداشته باشید.

 لیست کارکنان 

برای تعریف لیست کارکنان فرم آن را از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه اجرا نمایید که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید

به ازای کاربران سیستم به ویژه کاربرانی که نیاز به داشتن فرم کارت تعمیرو ثبت عملیات دریافت مربوط به پذیرش ها هستند، باید یک سطر در این لیست تعریف نمایید به علاوه به ازای پرسنل زیر مجموعه پیمانکاران داخلی باید اطلاعات تعمیرکاران در این قسمت اضافه شوند.

توجه : برای کلیه کاربرانی که نیاز به استفاده از سیستم پذیرش دارند باید از طرف پشتیبانی برنامه تنظمیات لازم انجام شود.

برای اضافه کردن به فرم کارکنان دکمه اضافه را کلیک نمایید و اطلاعات کد (با توجه به آخرین کد) ، نام و نام خانوادگی پرسنل را وارد کنید.  که پیشنهاد می گردد این اطاعات با سیستم حقوق و دستمزد یا حضور و غیاب هماهنگ باشد.

سپس با توجه به بخشی که می خواهید پرسنل را به آن ارتباط دهید آیتم شغل و قسمت را اختصاص بدهید و در آخرین قسمت نام پیمانکار مورد نظر را انتخاب کنید که بهتر است کارکنانی که پیمانکار نیستند و پیمانکاری هم ندارند مانند تصویر پیمانکار آنها نمایندگی انتخاب شود.

همانطور که در تصویر زیر می بینید برای اینکه یک پرسنل به عنوان پذیرشگر در فرم ثبت پذیرش قابل انتخاب باشد باید شغل و قسمت را به ترتیب پذیرشگر و سالن پذیرش انتخاب نمایید و در مورد پرسنلی که نیاز هست به عنوان تعمیرکار در کارت تعمیر قابل انتخاب باشند باید شغل و قسمت را تعمیرکار و سالن تعمیراتی انتخاب کنید.

 

پیمانکارهای خارجی 

برای پذیرش هایی که خدمات کارخارج داشته باشند این امکان در کارت تعمیر در قسمت کارخارج قابل ثبت است و برای اجرتهایی که به صورت کارخارج قابل انتخاب هستند، می توانید پیمانکار کارخارج را از این قسمت تعریف نمایید.

این آیتم را از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه قابل دسترسی است که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید برای ایجاد یک پیمانکار کارخارج دکمه اضافه را کلیک نمایید و نام پیمانکار و کد حساب بستانکاری پیمانکار کار خارج را وارد نمایید و چندین بار تا انتهای سطر جاری کلید   “Tab”را  بزنید که سطر جاری ذخیره شود و یا دکمه ثبت را کلیک کنید.

 

حسابداری کار خارج به این صورت است که در سند پذیرش با توجه به تنظیم کدینگ نوع خودرو به ازای کار خارج که معمولا دارای نحوه محاسبه مشتری است،   کدحساب بدهکاران خودروی پذیرش، بدهکار   می شود و کد حساب بستانکارکارخارج خودرو(که هر دو در تنظیم کدینگ نوع خودرو معرفی می شوند)، بستانکار می شود و در سند دومی که در زمان ثبت کار خارج در کارت تعمیر به صورت اتوماتیک ایجاد می شود، کد حساب پیمانکار کار خارج بستانکار و کدحساب بستانکار کارخارج خودرو بدهکار می شود پس برای ثبت اجرت کار خارج نیاز است که تنظیم کدینگ های نوع خودرو در این قسمت کامل باشند.

 عناوین کار خارج 

به منظور ثبت کار خارج در کارت تعمیر باید از قبل عناوین کار خارج را تعریف نمایید. تعدادی از این موارد در عناوین کار خارج موجود هستند ولی به منظور تغییرات و یا اضافه کردن موارد بیشتر از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه فرم عناوین کار خارج را اجرا نمایید که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید.

برای ایجاد یک سطر جدید دکمه اضافه را کلیک نمایید اطلاعات مربوط به کد، شرح و مبلغ پیش فرض را وارد و دکمه ثبت را کلیک کنید.

با استفاده از دکمه رویت گردش می توانید گردش کار خارج مورد را مشاهده نمایید.

 

 تنظیم کدینگ نوع خودرو

زمانی که پذیرشی نهایی می شود و سند آن ایجاد می شود و در قسمت بدهکار سند پذیرش به ازای اجرت، قطعه، کار خارج، اگر نحوه محاسبه مشتری،گارانتی، شرکتی و هر نوع دیگری از نحوه های محاسبه باشد کدینگ های نوع خودرو از همان نوع محاسبه، بدهکار می شود و به ازای اجرت کدینگ های پیمانکار در طرف دیگر بستانکار می شوند و به ازای قطعه کدینگ مصرف پذیرش بستانکار می شود با توجه به این که مشتری فاکتورهای مصرف تعمیرگاه (فاکتور مصرف فاکتورهای فروشی که برای خروج قطعه از انبار صادر می شوند و مشتری فاکتور یعنی مصرف پذیرش، بدهکار می شود)، مصرف پذیرش است پس باید مانده حساب مصرف پذیرش همیشه صفر باشد و مغایرتی بین مبلغ سند پذیرش و مجموع فاکتورهای مصرف تعمیرگاه هر پذیرش وجود نداشته باشد(توجه : در صورتی که بین سند پذیرش و مجموع فاکتورهای مصرف پذیرش یک پذیرش مغایرتی وجود داشته باشد می توانید گزارش لیست مغایرت های مصرف پذیرش را از مسیر پذیرش / گزارش های حسابداری/' گزارش مغایرت مصرف پذیرش، مشاهده نمایید)

نحوه محاسبه مالیات نیز در اسناد پذیرش به روش مشابه است و به ازای موارد مشتری و گارانتی مجزا می شود.

به منظور تنظیم کدینگ نوع خودرو فرم آن را از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه اجرا نمایید که تصویر آن را در شکل زیر مشاهده می کنید، خودرو را از لیست بالا انتخاب کنید و کدینگ های مربوط را درج نمایید که برای اختصاص کدینگ هر سطر روی آن سطردبل کلیک نمایید کدینگ حساب را وارد و یا با استفاده از دکمه      آن را از لیست کدینگ حسابداری انتخاب نمایید و دکمه ثبت را کلیک و یا کلید   “Enter”   را بزنید و یه همین ترتیب ادامه بدهید. برای حذف کدینگ اختصاص داده یک سطر روی سطر مورد نظر کلیک نمایید و کلید   “Delete”   و یا دکمه حذف را بزنید.

می توانید با استفاده از دکمه کپی به کلیه کدینگ های یک خودرو را به خودروی دیگری کپی نمایید.

 

1- اجرت: در این قسمت کدینگ مربوطه به ثبت بدهکاری سند پذیرش با توجه به نحوه محاسبه تنظیم خواهد شد.

 

 

 

2-قطعه: در این قسمت کدینگ مربوط به ثبت بدهکاری و بستانکاری قطعه مصرفی پذیرش جهت سند آن تنظیم خواهد شد.

 

3- کار خارج: در این قسمت کدینگ مربوط به ثبت بدهکاری کار خارج تنظیم خواهد شد.

 

4- بستانکار کار خارج: در این قسمت کدینگ مربوط به بستانکاری کار خارج پذیرش تنظیم خواهد شد.

5- مالیات بر ارزش افزوده: در این قسمت کدینگ مربوط به ثبت بدهکاری و بستانکاری مالیات پذیرش تنظیم می گردد.

6- سایر موارد: در این قسمت کدینگ مربوط به ثبت بدهکاری و بستانکاری مواردی مانند تخفیف پذیرش تنظیم می گردد.

 

معرفی قطعه در خودرو خاص

از اين آيتم زماني استفاده مي شود که شما بخواهيد روي قطعات مصرفي پذيرش کنترل داشته باشيد ، کنترل هايي چون حد مصرف (تعداد مجاز مصرف قطعه در خودرو) ، شرايط گارانتي از لحاظ مدت و کيلومتر مجاز و .. اين شرايط بسته به مدل خودرو مي تواند متفاوت باشد.

ابتدا نوع خودرو (شماره یک) را انتخاب می کنید سپس تعداد مجاز مصرف این قطعه (شماره 2) در مدل خودروی مدنظررا وارد می کنید و  در صورت گارانتی پذیر بودن قطعه (شماره 3)  تیک آن را می زنید و در صورت فعال کردن گارانتی حداکثر مدت یا کیلومتر (شماره 4) آن را وارد می کنید.  در قسمت تاریخ (شماره 5)تاریخی که می خواهید پس از آن این ردیف اعمال گردد وارد می کنید. اگر  مصرف این قطعه نیاز به مجوز (شماره 6) داشته باشد  گزینه مجوز را فعال کنید. در صورتی که نیاز به گرفتن داغی (شماره 7) این قطعه باشد گزینه داغی را فعال نمایید.  اگر بخواهید این ردیف غیر قابل استفاده باشد تیک این آیتم (شماره 8) را بر می دارید.

 

 

لازم بذکر است محدودیت های اعمال شده در این قسمت وابسته به تنظیمات دسترسی های زیر از قسمت حدود دسترسی کاربران می باشد:

- سیستم پذیرش / درخواست کالا از انبار / عدم رعایت معرفی قطعه در خودرو خاص

-  سیستم پذیرش / درخواست کالا از انبار / عدم رعایت حد مصرف قطعه در خودرو

- سیستم پذیرش / درخواست کالا از انبار / عدم رعایت شرایط گارانتی

 

اظهارات مشتری  

لیست اظهارات مشتری از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه قابل دسترسی است.   این آیتم ها را می توانید در زمان ثبت اطلاعات پذیرش انتخاب نمایید اگر نیاز شد که به لیست اظهارات مشتری مواردی را اضافه نمایید می توانید فرم آن مطابق با تصویر زیر اجرا نمایید، از دکمه های اضافه، تغییر و حذف برای ایجاد و تغییر و حذف آیتم های عناوین اظهارات مشتری استفاده نمایید و برای رویت گردش هریک از موارد می توانید آیتم مورد را انتخاب نمایید و دکمه گردش کار را کلیک کنید.

 

 متعلقات خودرو 

لیست متعلقات خودرو از مسیر پذیرش / تنظیمات پایه قابل دسترسی است.   این آیتم ها را می توانید در زمان ثبت اطلاعات پذیرش انتخاب نمایید اگر نیاز شد که به لیست متعلقات خودرو مواردی را اضافه نمایید می توانید فرم آن مطابق با تصویر زیر اجرا نمایید، از دکمه های اضافه، تغییر و حذف برای ایجاد و تغییر و حذف آیتم های عناوین متعلقات خودرو استفاده نمایید.

 

مشتری های پذیرش 

در زمان ثبت اطلاعات پذیرش قسمتی برای ورود اطلاعات مشتری وجود دارد به علاوه امکان انتخاب از مشتریان قبلی وجود دارد لیست کلیه مشتریانی که اطلاعات آنها در فرم ثبت پذیرش وارد می شود را می توانید از مسیر پذیرش، مشاهده نمایید.

 

 ثبت پذیرش 

 

برای ثبت پذیرش فرم ثبت پذیرش را از میزکار و یا منوی درختی از مسیر سیستم پذیرش اجرا نمایید، فرم زیر به شما نمایش داده می شود.

اگر پذیرشی را قبلا ثبت کرده باشید می توانید با وارد کردن شماره آن و یا انتخاب از قسمت شماره پذیرش (شماره 1) اطلاعات آن را مشاهده و یا در صورت وجود شرایط اطلاعات وارد شده را اصلاح کنید.

دکمه ... : اگر می خواهید پذیرشی را اصلاح یا رویت نمایید که  در لیست نیست با زدن دکمه ... لیست پذیرش ها بازخوانی شده و آخرین اطلاعات در آن بارگذاری می شود.

برای ثبت یک پذیرش جدید می باید اطلاعات الزامی را وارد نمایید اطلاعات خودرو (شماره 2) شامل موارد زیر می باشد:

- شماره شاسی ، شماره موتور و شماره VIN مربوط به خودرو را وارد میکنیم که شماره VIN الزامی نمی باشد.

- نوع ظرفیت را از میان حالت های  مشتریان ، VIP، برگشتی و امدادی انتخاب می کنیم. "پذیرش های وب" مربوط به پذیرش هایی هستند که از وب خوانده می شوند.

- نوع پذیرش را از جهت گرانتی دار بودن انتخاب می کنیم که در صورتی که غیر گارانتی انتخاب گردد نمی توان از کالاهای گارانتی دار استفاده کرد.

- نوع خودرو ، شماره پلاک ،رنگ خودرو و تاریخ شروع گارانتی را وارد می کنیم.

- شماره هرم که مربوط به محل قرارگیری خودرو می باشد به همراه  شماره کیلومتر و وضعیت سوخت ثبت می کنیم.

 سپس پذیرشگر را انتخاب می کنیم که لیست کارکنانی را نشان می دهد که قسمت آنها سالن پذیرش تنظیم شده باشد و در صورتیکه وجود کد رهگیری را وارد می نماییم که این کد توسط مشتری که قبلا از طریق سایت رزرو انجام داده است ارائه خواهد شد.

 در ادامه اطلاعات مربوط به مشتری (شماره 5) را وارد نمایید الزامی و یا اختیاری بودن فیلد های این قسمت قابل تنظیم است که در بخش اصلاح اطلاعات مشتری توضیحات لازم داده می شود.

اگر مشتری پذیرش قبلا مراجعه کرده باشد و اطلاعاتش ثبت شده باشد تنها لازم دارید که آن را از لیست مشتریان انتخاب نمایید و نیازی به ورود اطلاعات تکراری نیست برای اینکار دکمه جستجو را کلیک نمایید، فرم مشتری های پذیرش نمایش داده می شود که می توانید با استفاده از اطلاعاتی که از مشتری دارید آن را جستجو و انتخاب نمایید. 

 

 

با کلیک برروی انتخاب اظهارات مشتری (شماره 6) می توانید اظهارات مشتری را انتخاب نمایید همینطور می توانید از متعلقات خودرو را انتخاب کنید و در نهایت بر روی دکمه ایجاد کلید کنید اگر اطلاعات وارد شده مشکلی نداشته باشد به کاربر پیامی برای نمایش شماره پذیرش جدید نشان داده می دهد که منحصر به فرد خواهد بود و از آن پس روند مربوط به پذیرش با این شماره ادامه می یابد.

اگر دکمه جدید را کلیک نمایید اطلاعات فرم خالی می شود و برای ورود اطلاعات جدید آماده می شود. حذف پذیرش امکان ندارد ولی برای ابطال یک پذیرش روی آیتم شماره (9) کلیک نمایید که توضیحات آن در قسمت سیستم پذیرش / ثبت پذیرش / ابطال پذیرش داده شده است.

 

برای اطلاعاتی که از پذیرش ثبت کرده اید می توانید به مشتری رسید تحویل خودرو را پرینت گرفته و ارائه دهید که با استفاده از آیتم رسید تحویل (شماره 10) انجام پذیر است.

می توانید اطلاعات کارت تعمیر پذیرش را با کلیک بر روی دکمه کارت تعمیر (شماره 11) مشاهده نمایید .

با استفاده از آیتم گزارش وضعیت ( شماره 12) می توانید وضعیت فعلی پذیرش و مراحل طی نموده پذیرش منظور را مشاهده کنید.

و با استفاده از سابقه خودرو می توانید بر اساس شماره شاسی دفعاتی که این خودرو جهت پذیرش مراجعه کرده است را با جزئیات مشاهده کنید.

برای ثبت یک پذیرش با داشتن هر یک از اطلاعات شماره شاسی ، شماره موتور و یا شماره VIN   می توانید اطلاعات خودرو و مشتری را جستجو و یک پذیرش جدید ثبت نمایید در صورتیکه که خودرو کارت باز یعنی پذیرشی که هم اکنون در تعمیرگاه است، داشته باشد پیام مناسب نمایش داده می شود و اطلاعات آخرین پذیرش را مشاهده خواهید کرد و امکان ثبت پذیرش جدید برای این خودرو ممکن نخواهد بود تا زمانی که پذیرش بازی داشته باشد. و از انجایی که ملاک شناسایی هر خودرو شماره شاسی آن می باشد هر شماره شاسی همزمان  فقط یک پذیرش باز می تواند داشته باشد.

برای جستجو بر اساس شماره شاسی فیلد شماره شاسی را وارد نمایید و کلید   “Tab”   را انتخاب نمایید. جستجو بر اساس شماره موتور و شماره VIN   نیز به همین صورت است.

 

 در صورتی که مشتری بخواهد نکته ای یا مسئله  ای در خصوص خودروی خود به پذیرش اضافه نماید از آیتم اظهارات مشتری (آیتم شماره 14) استفاده نمایید که همان طور که در تصویر زیر نمایش داده شده است پس از آن فرم شماره (15) رویت می شود که با دابل کلیک روی هر عنوان به لیست اظهارات اضافه خواهد شد (فرم شماره 16).

ضمناً در صورتی که همراه با خودرو وسیله ای از مشتری باشد می توانید از لیست متعلقات خودرو (آیتم شماره 17) آن را انتخاب نمایید.

 

ابطال پذیرش

جهت ابطال پذیرش شماره پذیرش را از لیست (شماره 1) انتخاب نمایید و دکمه ابطال را کلیک نمایید. ابطال یک پذیرش اطلاعات آن را حذف نمی کند ولی قابل برگشت نیز نخواهد بود، توجه داشته باشید که پیش نیاز ابطال یک پذیرش این است که اجرت و یا قطعه ثبت شده نداشته باشد و اطلاعات ریالی نداشته باشد.

نکته: در صورتی که پذیرشی که برگشت ازنهایی کرده اید را می خواهید ابطال کنید به توضیحات قسمت باز کردن پذیرش نهایی دقت نمایید.

درخواست کالا از انبار 

پس از ثبت اطلاعات پذیرش در صورتی که پذیرش نیاز به مصرف قطعه داشته باشد باید درخواست کالا برای آن پذیرش ثبت شود و روال ثبت درخواست به این صورت است که کاربر پذیرش و یا تعمیرگاه اطلاعات درخواست قطعه را وارد می نماید و به ازای هر درخواست یک فاکتور فروش از نوع مصرف تعمیرگاه در لیست فاکتورها ایجاد می شود که برای اصلاح فاکتور باید مرجع آن یعنی درخواستی که ثبت شده، تغییر نماید.

پس از ثبت درخواست در صورتی که درخواست توسط انباردار تایید شود و وضعیت درخواست که همان وضعیت فاکتور است به صورت ثبت شده باشد می توانید کارت تعمیر را بسته و روال پذیرش را ادامه دهید.

ثبت درخواست جدید 

برای ایجاد یک درخواست می توانید فرم ثبت درخواست جدید را از مسیر پذیرش / درخواست کالا از انبار، اجرا نمایید که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید، شماره پذیرش، انبار و تحویل گیرنده را انتخاب و دکمه ایجاد را کلیک کنید.

لازم بذکر است لیست تحویل گیرنده همان کارکنانی هستند که قسمت آنها شامل سالن تعمیراتی باشد. ضمنا اگر شماره پذیرش مد نظر به شما نشان داده نمی شود و از وجود آن اطمینان دارید ممکن است آن پذیرش باز نباشد و یا درسالن تعمیرات نباشد.

 

بعد از کلیک دکمه ایجاد فرم زیر نمایش داده می شود که اگر در منوی امکانات / تنظیمات شخصی تنظیم کرده باشید برنامه بارکد پس از باز کردن فاکتور انجام شود فرم ورود بارکد نمایش داده می شود و می توانید با خواندن بارکد قطعه، کالای درخواست را ثبت نمایید.

اگر بخواهید به صورت مسقیم کالایی را درج نمایید از کلید   “Insert”   استفاده نمایید که یک سطر ایجاد می شود و می توانید با استفاده از دکمه ای که در کد کالاست لیست کالاها را ببینید و به این صورت تمامی کالاها را اضافه کنید برای حرکت دربین فیلدها می توانید از کلید   “Tab”   و یا   “Enter”   استفاده نمایید.

پس از اضافه شدن قطعه تعداد ، نحوه محاسبه ، اطلاعات داغی در صورت وجود ، و مسبب (منظور وجود قطعه ای دیگر که سبب خرابی این قطعه شده است) را وارد می کنید.

در پایان اگر بخواهید درخواست بازهم قابل تغییر باشد وضعیت درخواست ( شماره 3) را به صورت موقت، و دکمه ثبت (شماره 4) را کلیک نمایید.

ضمنا درخواست کالای ثبت شده قابل حذف نمی باشد ولی می توان از فرم درخواست های پذیرش قطعه های آن را برگشت داد.

 

 

 رویت درخواست 

برای رویت اطلاعات یک درخواست می توانید فرم رویت درخواست را از مسیر پذیرش / درخواست کالا از انبار اجرا نمایید شماره درخواست را در فیلد ش.درخواست وارد کنید و کلید   “Enter”   را کلیک نمایید.

 

 درخواست های پذیرش 

فرم درخواست های پذیرش را از مسیر پذیرش / درخواست کالا از انبار انتخاب نمایید، فرمی مانند تصویر زیر نمایش داده می شود، کلیه امکانات درخواست کالا انبار در این فرم موجود هستند، با انتخاب یک شماره پذیرش می توانید کلیه درخواست های قطعه آن را مشاهده نمایید، برای مشاهده هریک بر روی آن دوبل کلیک کنید و یا آن را انتخاب و دکمه اصلاح درخواست (شماره3) را کلیک نمایید، می توانید با دکمه درخواست جدید (شماره 4) یک درخواست جدید ایجاد نمایید.

هر درخواست کالا شامل یک و یا چندین آیتم (کالا) است، که لیست آیتم های درخواست را در قسمت لیست اقلام درخواست مشاهده می کنید، می توانید اگر نیاز به قطعه ای نداشتید آن را انتخاب و با دکمه حذف آیتم آن را حذف نمایید و یا آن را انتخاب کنید و دکمه برگشت (شماره1) را کلیک نمایید، نشانگر در قسمت تعداد برگشتی قرار میگیرد و می توانید تعداد برگشتی های کالا را وارد نمایید. به ازای هر درخواست که آیتم برگشتی داشته باشد یک فاکتور برگشت از مصرف صادر می شود.

با استفاده از دکمه رویت کالای مصرفی پذیرش می توانید یک لیست از کلیه قطعات مصرفی و برگشتی پذیرش را مشاهده نمایید. 

 

 

 تایید کالای مصرفی 

یکی از پیش نیاز های بستن کارت تعمیر، تایید درخواست کالای پذیرش است، بدین منظور فرم تایید کالای مصرفی را از مسیر پذیرش / درخواست کالا از انبار انتخاب نمایید، تصویر آن را در شکل ملاحظه می کنید، برای تایید باید شماره پذیرش را از لیست شماره پذیرش ها انتخاب نمایید و دکمه ثبت را کلیک کنید.

آیتم های دیگری نیز در این فرم قرار داده شده است از جمله : ایجاد درخواست جدید، چاپ کالای مصرفی پذیرش و ...  

 

 

نکته: درخواست های پذیرش با زدن دکمه ثبت که در موارد فوق توضیح داده شده است نهایی می شود و در غیر اینصورت در پایان هر روز  تمامی درخواست ها به صورت خودکار نهایی خواهد شد.

 

نحوه ثبت برگشت از فروش جهت پذیرش نهایی شده

جهت اینکار ابتدا از قسمت انبارداری / خرید و فروش / فروش /برگشت از فروش روی دکمه ایجاد کلیک کنید تا فرمی مانند شکل زیر باز شود:

 

در صورتی که پذیرش مورد نظر در دوره مالی بجز دوره فعلی باشد باید در آیتم شماره (1) دوره مالی را انتخاب نمایید در غیر اینصورت این قسمت را خالی رها کنید.

سپس شماره فاکتور مصرف پذیرش را در قسمت شماره فاکتور مرجع وارد نمایید (آیتم شماره 2).پس از آن اطلاعات پذیرش و فاکتور آن نمایش داده می شود . در صورت تایید دکمه ایجاد را بزنید تا فرم قطعات فاکتور مانند تصویر زیر رویت شود:

 

در این فرم با دابل کلیک روی سطر کالای مورد نظر قسمت تعداد برگشتی فعال می شود که باید تعداد برگشتی را وارد نمایید. پس ازآن وضعیت فاکتور را از موقت به ثبت تغییر دهید و روی دکمه ثبت کلیک نمایید.

ضمناً نحوه ثبت فاکتور برگشتی به طور کامل در قسمت انبارداری/ خرید و فروش / فروش / برگشت از فروش شرح داده شده است.

 

 

 چاپ تگ داغی 

گزارشی برای چاپ اطلاعات داغی کالایی است که به صورت داغی ثبت شده است 

 گزارش ها

گزارش های مربوط به کالای مصرفی پذیرش و درخواست های ثبت شده، از مسیر پذیرش / درخواست کالا از انبار/ گزارش ها/کالای مصرفی پذیرش قابل استفاده هستند.

کالاهاي مصرفي پذيرش 

گزارشی از لیست کالاهای ثبت شده یک پذیرش را نمایش می دهد.

 

 

 کالاهاي مصرفي پذيرشها به تفکيک فاکتور 

لیستی از مبلغ کل کالای ثبت شده کلیه پذیرش ها نمایش می دهد.

 

 

 کالاهاي مصرفي پذيرشها به تفکيک کالا 

گزارشی از ریز کالای مصرفی پذیرش ها نمایش داده می شود.

 

 ليست قطعات خودروهاي داخل سالن 

لیست کالاهای پذیرش هایی که کارت آن ها باز است.

 

ليست درخواستهاي پذيرش 

لیست کلیه درخواست های کالا برای یک پذیرش را نمایش می دهد.

 

 گزارش مصرف قطعات گارانتي 

گزارشی از مصرف کالاهای با نحوه محاسبه گارانتی

 

ليست اقلام داغي گارانتي 

لیستی از کالاهای داغی در صورت وجود با نحوه محاسبه گارانتی نشان می دهد.

 ليست داغي به تفکيک تعداد 

گزارشی از لیست کالاهای داغی پذیرش ها در صورت وجود نشان می دهد.

گزارش موجودي گارانتی 

گزارشی از مصرف گارانتی کالاهای با نحوه محاسبه گارانتی

 

 

گزارش های پذیرش  

رسيد تحويل خودرو 

گزارش رسید تحویل خودرو که در فرم ثبت پذیرش هم قابل استفاده است

 

پس از وارد کردن شماره پذیرش مورد نظر می توانید گزارش رسید پذیرش را مانند  تصویر زیر مشاهده نمایید:

 

 

 

گزارش وضعيت پذيرش 

گزارشی از روال انجام گرفته از زمان ثبت پذیرش، بستن کارت، نهایی شدن به همراه زمان دقیق و اطلاعات کاربر ثبت کننده می باشد.

 

 

 

چاپ بارکد پذیرش  

با استفاده از این گزینه می توانید بارکد شماره های پذیرش را چاپ نمایید.

 

ليست پذيرشها بر اساس تاريخ پذيرش 

گزارشی از لیست کلیه پذیرشها که می توانید بر اساس تاریخ ثبت پذیرش محدود نمایید:

 

 

 

 

 

ليست پذيرشها بر اساس تاريخ ترخيص 

گزارشی از لیست کلیه پذیرش ها  که می توانید بر اساس تاریخ ترخیص پذیرش محدود نمایید:

 

 

 

 

 

تعداد کل پذيرشها بر اساس تاريخ پذيرش 

گزارشی از لیست تعداد پذیرش ها به تفکیک مدل خودرو بر اساس تاریخ پذیرش به عنوان ورودی گزارش.

 

 

گزارش تعداد کل پذيرشها بر اساس تاريخ ترخيص 

گزارشی از لیست تعداد پذیرش ها به تفکیک مدل خودرو بر اساس تاریخ ترخیص به عنوان ورودی گزارش.

 

 

ليست پذيرشهاي داخل سالن 

گزارش لیست پذیرش های باز.

 

 

ليست پذيرشهاي هر سالن 

گزارش لیست پذیرش های هر سالن، برای مشتریانی که چندین سالن تعمیراتی داشته باشند.

 

 

ليست پذيرشهايي که بيشتر از يک روز در سالن بوده اند 

 

 

 

 

گزارش تعداد دفعات مراجعه خودرو 

گزارشی از تعداد مراجعه کلیه خودروهایی که تاریخ پذیرش آنها در بازه زمانی ورودی گزارش باشد.

 

 

گزارش بيشترين خرابي بر اساس اجرت 

گزارش تعداد استفاده اجرت ها کلیه خودروهایی که تاریخ پذیرش آنها در بازه زمانی ورودی گزارش باشد.

 

 

 

 

 گزارش بيشترين خرابي بر اساس  قطعه 

گزارش تعداد استفاده قطعه کلیه خودروهایی که تاریخ پذیرش آنها در بازه زمانی ورودی گزارش باشد.

 

 

 

 

 

مجوز خروج خوردو 

گزارش مجوز خروج خودرو، که پس از نهایی شدن پذیرش نمایش داده می شود.

 

گزارش های حسابداری 

معمولا گزارشات حسابداری بر اساس تاریخ ترخیص است که در ادامه به آنها می پردازیم.

 

گزارش عملکرد تعمیرگاه

 گزارش عملکرد قطعات تعميرگاه 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه قطعات(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک پذیرش، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

 

 گزارش عملکرد تعميرات تعميرگاه 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه اجرت(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک پذیرش، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

گزارش عملکرد کارخارج تعميرگاه 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه کارخارج(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک پذیرش، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

 

 گزارش عملکرد تعميرگاه 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه قطعات، اجرت ها، کارخارج(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک پذیرش، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

عملکرد تعميرگاه به تفکيک تاريخ 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه قطعات، اجرت ها، کارخارج(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک تاریخ، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

 گزارش عملکرد تعميرگاه (جمع) 

گزارشی از جمع مبالغ نحوه های محاسبه قطعات، اجرت ها، کارخارج(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک پذیرش، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

عملکرد تعميرگاه(خلاصه) 

 

 

 

گزارش های عملکرد تعمیرگاه، به تفکیک نوع خودرو 

 

 گزارش عملکرد قطعات تعميرگاه به تفکيک نوع خودرو 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه قطعات(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک نوع خودرو، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

گزارش عملکرد تعميرات تعميرگاه به تفکيک نوع خودرو 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه اجرتها(مشتری، گارانتی،...) به تفکیک نوع خودرو، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

گزارش عملکرد کارخارج تعميرگاه به تفکيک نوع خودرو 

گزارشی از ریز مبالغ نحوه های محاسبه کارخارج (مشتری، گارانتی،...) به تفکیک نوع خودرو، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

 گزارش عملکرد تعميرگاه به تفکيک نوع خودرو 

گزارشی از جمع مبالغ نحوه های محاسبه قطعات، اجرت ها، کارخارج(مشتری، گارانتی،...)به تفکیک نوع خودرو، برای پذیرش هایی که تاریخ ترخیص آن ها بین دو زمان ورودی گزارش باشد.

 

 

 

گزارش عملکرد پیمانکار 

 گزارش عملکرد پيمانکار 

گزارشی از ریز عملکرد پیمانکار به تفکیک اجرت

 

 

 

 گزارش عملکرد پيمانکار به تفکيک پذيرش 

گزارشی از ریز عملکرد پیمانکار به تفکیک پذيرش

 

 

 

 گزارش عملکرد پيمانکار به تفکيک تاريخ 

گزارشی از ریز عملکرد پیمانکار به تفکیک تاريخ

 

 

 

 گزارش عملکرد پيمانکار به تفکيک نوع خودرو 

گزارشی از ریز عملکرد پیمانکار به تفکیک نوع خودرو

 

 

 

گزارش های شماره شاسی 

در کل این نوع گزارشات جهت کنترل مانده حساب پذیرش ها استفاده می شوند.

 

 گزارش شماره شاسي 

گزارشی از اطلاعات کلیه پذیرش های یک شماره شاسی، برای پذیرش هایی که نهایی شده باشد سطرهای سندهای پذیرش نمایش داده می شود به علاوه قبض های دریافت پذیرش ها که بر روی این شماره شاسی بوده اند.

 

 

 ليست بدهکاران خودرو 

گزارشی از اطلاعات کلیه پذیرش ها به تفکیک شماره شاسی، برای پذیرش هایی که نهایی شده باشد سطرهای سندهای پذیرش نمایش داده می شود به علاوه قبض های دریافت پذیرش ها که بر روی این شماره شاسی بود اند و پذیرش هایی را نمایش می دهد که مانده حساب بدهکار دارند.

 

 

 

 ليست بستانکاران خودرو 

گزارشی از اطلاعات کلیه پذیرش های به تفکیک شماره شاسی، برای پذیرش هایی که نهایی شده باشد سطرهای سندهای پذیرش نمایش داده می شود به علاوه قبض های دریافت پذیرش ها که بر روی این شماره شاسی بود اند و پذیرش هایی را نمایش می دهد که مانده حساب بستانکار دارند.

 

 

 

گزارش مغایرت مصرف پذیرش 

گزارشی از لیست پذیرش هایی که بین مبلغ قطعه مصرفی سند آنها و مجموع مبالغ فاکتورهای مصرف پذیرش آن ها مغایرت وجود دارد. یعنی پذیرش هایی که قطعه مصرف کرده اند و مبلغی پرداخت نکرده اند. که به هنگامی که این گزارش خروجی نداشت یعنی اطلاعات به درستی ثبت شده است و اگر خروجی داشت باید جمع مانده نهایی گزارش با مانده مصرف پذیرش یا مصرف تعمیرگاه در لیست اشخاص برابر باشد در غیر اینصورت نقصی در ثبت اطلاعات وجود دارد که در ادامه با ذکر مثال شرح داده می شود. 

تصویر زیر نمونه پذیرشی است که در این گزارش آمده است.

 

و تصویر زیر صفحه آخر گزارش است که جمع بدهکاری و بستانکاری پذیرش های مغایرت دار را نشان می دهد.

همان طور که مشاهده می نمایید اختلاف مبالغ فوق (آیتم شماره 1) و (آیتم شماره 2) که در تصویر زیر محاسبه شده است (آیتم شماره 4 و 5) با مانده حساب مصرف تعمیرگاه یا پذیرش که در لیست اشخاص (آیتم شماره 5) برابر است واین بدین معنی است که عملکرد کاربر مشکلی نداشته است و فقط باید پذیرش هایی که بعنوان اختلاف دار در این گزارش آمده اند بررسی و رفع مغایرت گردند.

 

نحوه ثبت سند جهت رفع مغایرت پذیرش:

ابتدا از طریق گزارش فوق پذیرش هایی که مغایرت دارند شماره پذیرش و مبلغ بدهکاری یا بستانکاری آنها را یادداشت می کنیم .

سپس یک سند حسابداری دستی ایجاد می کنیم و حساب مصرف پذیرش را برعکس آن چیزی که یادداشت کرده ایم بدهکار یا بستانکار می کنیم.( یعنی اگر در گزارش مغایرت مصرف پذیرش ، پذیرش 97000001 مبلغ 10000 ریال بدهکار است ما در این سند حساب مصرف پذیرش را 10000 ریال بستانکار می کنیم).

حتماً دقت شود در شرح سند لفظ "پذیرش" و بعد از آن شماره پذیرش وارد گردد.

طرف مقابل  سند هم بسته به  بدهکار یا بستانکاری مرحله قبل ، اگر بدهکار بود به حساب هزینه و اگر بستانکار بود به حساب درآمد ثبت شود.

در صورتی که قطعه پذیرش پس از نهایی شدن برگشت از فروش شده باشد ابتدا باید برگشت از فروش آن  ثبت شود سپس یک قبض پرداخت یا سند دستی ثبت می کنید که در آن حساب مصرف پذیرش را بدهکار و تامین کننده وجه (نقد ، بانک ، تنخواه و ... ) را بستانکار می نمایید.

در صورتی که بخواهیم مغایرت مصرف پذیرش را با بدهکاران خودرو تهاتر کنیم ، یک قبض صندوق با وضعیت دریافت که در آن شماره شاسی (در صورتی که شماره شاسی را دستی وارد کنید باید "دریافت از " را بدهکاران خودروی مربوطه انتخاب کنید) و یا شماره پذیرش را وارد کرده (اگر شماره پذیرش در لیست نباشد حتماً دکمه .... زده شود) و سپس قسمت "به حساب" را حساب مصرف پذیرش انتخاب می کنیم .

 

لیست پذیرش های باز 

فرمی برای نمایش  لیست پذیرش هایی که کارت آنها باز است، در مسیر سیستم پذیرش قرار است و می توانید مشخص نمایید بر اساس چه اطلاعاتی نمایش داده می شود، به علاوه امکانات دیگری که در این فرم وجود دارند. منظور از پذیرش باز پذیرشی است که ثبت شده باشد ولی کارت تعمیر آن بسته نشده باشد.

 

لیست کلی پذیرش ها

فرمی برای نمایش  لیست کلیه پذیرش ها که در مسیر سیستم پذیرش قرار است و می توانید مشخص نمایید بر اساس چه اطلاعاتی نمایش داده می شود به علاوه امکانات دیگری که در این فرم قرار دارند.

کارت تعمیر 

پس از ثبت اطلاعات پذیرش ثبت اطلاعات مربوط به اجرت و کارخارج در کارت تعمیر صورت می گیرد، بدین منظور فرم آن را از میز کار و یا از مسیر سیستم پذیرش اجرا نمایید، فرمی مطابق شکل زیر نمایش داده می شود سپس شماره پذیرش را از آیتم شماره پذیرش ( شماره 1) انتخاب یا وارد نمایید.

 

قطعه :

 در این قسمت امکان درج یا حذف قطعه وجود ندارد و فقط قطعات استفاده شده در پذیرش نمایش داده می شود و  درج ، حذف و اصلاح قطعات پذیرش باید از بخش   درخواست کالا از انبار انجام شود.

 

اجرت :

افزودن اجرت: برای افزودن هر اجرت از دکمه   “Insert”   استفاده نمایید، در تصویر لیست اجرتهای مربوط به خودروی پذیرش (شماره 2) نمایش داده می شود. به منظور حرکت بین فیلدها و ذخیره سطرجاری از کلید   “Tab”   استفاده نمایید.

 

ویرایش اجرت: برای ویرایش هر سطر بر روی آن دوبل کلیک نمایید و یا یک بار کلیک و سپس دکمه   “Enter”   را بزنید .

 توجه : اگر بخواهید مبلغ اجرتی را تغییر بدهید کافی است زمان را عدد صفر وارد نمایید.

 

حذف اجرت: برای حذف هر سطر از اجرت ها  از کلید   “Delete”   کیبورد استفاده نمایید.

 

کار خارج:

 در صورتی که نیاز باشد عملیاتی روی خودرو انجام شود که نمایندگی قادر به انجام آن نیست و باید  بیرون از مجموعه انجام شود آن عملیات به عنوان کار خارج ثبت می گردد.

افزودن کار خارج: جهت اینکار مانند تصویر زیر ابتدا تب "کار خارج" را انتخاب کرده و سپس روی دکمه اضافه کلیک نمایید:

سپس فرمی مانند تصویر زیر باز می شود:

ابتدا تاریخ و شماره فاکتور را وارد نمایید سپس از لیست مربوطه عنوان کار خارج را انتخاب کنید و شرح آن را نیز وارد نمایید.

در قسمت مبلغ پرداختی به پیمانکار مبلغی که به انجام دهنده کار خارج پرداخت می کنید وارد نمایید و در قسمت درصد میزان درصد مازاد مبلغ پرداختی را جهت دریافت از مشتری وارد کنید.

هم چنین می توانید ابتدا مبلغ دریافتی به مشتری را وارد نمایید سپس میزان درصد کسر از آن مبلغ را جهت اعمال در مبلغ پرداختی به پیمانکار وارد نمایید.

سپس اطلاعات مربوط به درخواست کننده ، واحد ، پیمانکار و تایید کننده کار خارج را انتخاب نمایید و در پایان نحوه محاسبه که می تواند با مشتری یا تحت گارانتی باشد انتخاب نمایید و روی ثبت کلیک کنید.

ویرایش کار خارج: جهت تغییر کار خارج ثبت شده می توانید روی سطر آن دابل کلیک کرده و یا آن را انتخاب نموده و دکمه تغییر را بزنید.

حذف کار خارج: با زدن کلید Delete ویا انتخاب کار خارج و زدن دکمه حذف کار خارج مورد نظر حذف خواهد شد.

 

 

نحوه ثبت سند حسابداری کار خارج:

1- زمانی که کار خارج از طریق کارت تعمیر / سربرگ کار خارج ثبت می شود:

- طرف بدهکار (A): حساب کار خارج تنظیم شده در تنطیمات کدینگ نوع خودرو (سیستم پذیرش / تنظیمات پایه / تنظیم کدینگ نوع خودرو / سربرگ بستانکار کار خارج)

- طرف بستانکار: کد حساب تعیین شده در کد مشخصات پیمانکار کار خارج (سیستم پذیرش / تنظیمات پایه / پیمانکارهای خارجی)

 

2- زمانی که سند حسابداری پذیرش ثبت می شود:

- طرف بدهکار : حساب بدهکاران خودرو (اگر به عهده مشتری باشد) یا حساب شرکت (اگر به عهده مشتری نباشد) در خصوص کار خارج

- طرف بستانکار (B): حساب کار خارج تنظیم شده در تنظیمات کدینگ نوع خودرو (سیستم پذیرش / تنظیمات پایه / تنظیم کدینگ نوع خودرو / سربرگ بستانکار کار خارج)

- تفاوت مبلغ A و B نشان دهنده میزان سود یا زیان از کارخارج است ، اگر بستانکار باشد یعنی سود و اگر بدهکار باشد یعنی زیان

 

3- زمانی که می خواهیم با پیمانکار خارجی تسویه کنیم:

- طبق یک سند دستی یا دریافت/پرداخت به صورت جمعی یا موردی ، حساب پیمانکار کار خارج بدهکار و محل تامین کننده وجه (نقد ، بانک ، چک و ...) بستانکار

 

توجه: در صورتی که پذیرش از وب خوانده می شود و حاوی کار خارج است موارد زیر را جهت تسویه با پیمانکار کار خارج مد نظر داشته باشید:

1- زمانی که کار خارج انجام می شود ، از روی فاکتور صادر شده باید یک سند حسابداری که حساب هزینه / درآمد کار خارج بدهکار و پیمانکار کار خارج بستانکار شود به عدد قابل پرداخت به پیمانکار ثبت شود.

2- مبلغی که باید از مشتری بابت کار خارج دریافت شود در سیستم پذیرش وب در قسمت کار خارج وارد شود.

3- تنظیمات کدینگ نوع خودرو قسمت بستانکار کار خارج باید همان کدینگی باشد که در مرحله یک بدهکار شده است.

4- هنگام پرداخت وجه به پیمانکار کار خارج ، حساب پیمانکار که در مرحله یک بستانکار شده است، بدهکار و حساب صندوق ، بانک و ... بستانکار شود.

 

پس از ثبت آیتم ها اگر مطمئن شدید که دیگر نیازی به تغییر اطلاعات ندارید دکمه ثبت اطلاعات و بستن کارت تعمیر را کلیک نمایید. کارت تعمیر بسته می شود و شماره این پذیرش از لیست شماره پذیرش های این فرم خارج می شود.

 

الزامات بستن کارت تعمیر:

 جهت بستن کارت تعمیر نباید درخواست قطعه با وضعیت موقت و یا درخواست قطعه تایید نشده ای داشته باشید و حداقل یک اجرت ثبت نموده باشید.

 

صدور پیش فاکتور:

اگر دکمه صدور پیش فاکتور را کلیک نمایید کارت پذیرش بسته می شود پیش فاکتور صورتحساب پذیرش نمایش داده می شود، که جزئیات آن در قسمت پذیرش / صورتحساب پذیرش / پیش فاکتور پذیرش آمده است.

 

درج تخفیف:

در صورتی که بخواهید جهت پذیرش تخفیف اعمال نمایید از این دکمه استفاده کنید که پس از بستن کارت تعمیر فرم اعمال تخفیف جهت پذیرش باز می شود . نحوه اعمال و ثبت تخفیف به تفصیل در قسمت  درج تخفیف جهت پذیرش توضیح داده شده است.

 

ثبت در صندوق:

اگر بر روی دکمه ثبت درصندوق کلیک نمایید، کارت تعمیر بسته می شود و فرم دریافت به جهت ثبت اطلاعات دریافت پذیرش نمایش داده می شود، که اگر هم این کار را انجام ندهید  و فقط کارت تعمیر را ببندید می توانید عملیات دریافت وجه پذیرش را انجام دهید که در ادامه به آن می پردازیم.

 

اگر نیاز به اصلاح کارت تعمیر داشتید می توانید با استفاده از باز کردن کارت تعمیر آن را مجدد باز نمایید، اگر پذیرشی نهایی شده باشد باید از آیتم باز کردن پذیرش های نهایی استفاده نمایید.

دریافت وجه پذیرش:

 پذیرش را از لیست شماره پذیرش های فرم دریافت انتخاب نمایید و عملیات دریافت پذیرش را انجام بدهید، که به هر صورتی نقد، چک، بانک و یا ترکیبی از این موارد را ثبت نمایید، توجه داشته باشید زمانی که پذیرشی را یک بار از لیست پذیرش های فرم دریافت انتخاب می کنید و عمل دریافت آن را انجام می دهید، پذیرش مورد نظر نهایی می شود و از آن لیست خارج می شود، و اگر باز هم نیاز به دریافت بدهکاری یک پذیرش بود، می باید شماره پذیرش را در قسمت شماره پذیرش وارد نمایید و دکمه    (شماره 2) را کلیک نمایید که اطلاعات پذیرش بازخوانی شود.

(جزییات فرم دریافت / پرداخت در بخش  ثبت عملیات دریافت توضیح داده شده است)

لازم بذکر است اگر پس از وارد کردن شماره پذیرش فیلد "دریافت از" تکمیل نگردید به دلیل وجود مشکل در تنظیم کدینگ نوع خودرو یا بدهکاران خودرو در لیست اشخاص می باشد.

توجه : در صورتی که در  زمان ثبت عملیات دریافت پذیرش با خطای "عدم هماهنگی اطلاعات کاربری با سیستم پذیرش" مواجه شدید علت آن  این است که کاربری که با آن دارید اطلاعات را ثبت می کنید در قسمت سیستم پذیرش / اطلاعات پایه / لیست کارکنان وجود ندارد لذا جهت رفع این مشکل باید هر کاربری که در سیستم پذیرش کار میکند در لیست کارکنان ایجاد گرددبدین صورت که شماره پرسنلی کاربر مورد نظر در فرم مشخصات کاربران واقع در امکانات / امکانات ویژه / مدیریت کاربرها / لیست کاربرها / تغییر حتماً در قسمت کد لیست کارکنان وارد گردد.

 

- نحوه ثبت پیش دریافت جهت پذیرش:

ابتدا نوع دریافت را انتخاب نمایید و چون شماره پذیرش در لیست پذیرش ها نیست به صورت دستی شماره پذیرش را وارد نمایید و دکمه .... را بزنید و یا شماره شاسی خودرو را در قسمت مربوطه وارد نمایید و پس از وارد کردن مبلغ دکمه ثبت را بزنید .شایان ذکر است با دابل کلیک روی شماره شاسی می توانید گردش مربوط به آن را مشاهده نمایید.

 

نحوه نهایی کردن پذیرش بدون دریافت وجه:

جهت اینکار حتماً پذیرش باید نهایی شده باشد و در لیست پذیرش ها نشان دهد لذا پذیرش را انتخاب کرده و مبلغ سند را صفر نمایید و دکمه ثبت  را بزنید با این کار پذیرش بدهکار خواهد شد.

 

دریافت وجه جهت پذیرش بدهکار و تسویه آن:

ابتدا نوع دریافت را انتخاب نمایید و چون شماره پذیرش در لیست پذیرش ها نیست به صورت دستی شماره پذیرش را وارد نمایید و دکمه .... را بزنید و یا شماره شاسی خودرو را در قسمت مربوطه وارد نمایید و پس از وارد کردن مبلغ دکمه ثبت را بزنید .شایان ذکر است با دابل کلیک روی شماره شاسی می توانید گردش مربوط به آن را مشاهده نمایید.

 

انتقال بدهکاری پذیرش به حسابی دیگر:

ابتدا نوع دریافت را انتخاب نمایید و چون شماره پذیرش در لیست پذیرش ها نیست به صورت دستی شماره پذیرش را وارد نمایید و دکمه .... را بزنید و یا شماره شاسی خودرو را در قسمت مربوطه وارد نمایید و پس از وارد کردن مبلغ در قسمت به حساب و انتخاب حساب مورد نظر دکمه ثبت را بزنید .شایان ذکر است با دابل کلیک روی شماره شاسی می توانید گردش مربوط به آن را مشاهده نمایید.

هدف  از اینکار میتواند تسویه پذیرش بدهکار ، هزینه کردن مانده حساب پذیرش ، بردن به حساب پرسنل مانند مساعده ، بردن به حساب شخص یا سازمان و خارج کردن از بدهکاران خودرو باشد.

 

اگر در کنار آیتم شماره 3 دکمه    را کلیک نمایید، فرم تخفیف جهت پذیرش نمایش داده می شود.

 

نکته: در صورتی که پذیرشی قبلا دریافت آن انجام شده و نهایی شده باشد و بخواهید مجدد بابت آن دریافتی ثبت نمایید و یا وجه دریافتی را تغییر دهید کافی است در قسمت شماره پذیرش ، شماره پذیرش را وارد نمایید  و روی دکمه ... کلیک نمایید در این صورت قبض دریافتی که قبلاً جهت این پذیرش ثبت شده است را رویت نموده و ویرایش نمایید.

 

درج تخفیف جهت پذیرش 

اگر نیاز به اعمال تخفیف برای یک پذیرش داشتید می توانید به یکی از سه روش زیر انجام دهید:

1-  فرم آن را از مسیر سیستم پذیرش باز کنید و مقادیر تخفیف را وارد نمایید که این برای پذیرش هایی امکان دارد که کارت تعمیر آنها بسته شده باشد.

2-  و یا از طریق فرم کارت تعمیر روی درج تخفیف کلیک کنید که همزمان با ثبت تخفیف کارت تعمیر هم بسته خواهد شد.

3- از طریق فرم دریافت پذیرش منظور که می بایست قبلا کارت تعمیر آن بسته شده باشد را باز نموده و از طریق دکمه روبروی "صورتحساب فعلی"مقادیر تخفیف را وارد نمایید.

اعمال تخفیف برای یک پذیرش می تواند به درصدی (با وارد کردن درصد آن در فیلد درصد)  از اجرت، قطعه و یا کارخارج باشد و یا مبلغ ثابت کلی باشد که در این باکس وارد می شود.

می توان فیلد تخفیف را مقدار نداد به جای مبلغ دریافتی عدد دیگری را در فیلد مبلغ دریافتی وارد کرد که در این حالت تخفیف کلی لحاظ می شود.

با توجه به اینکه نمایش اطلاعات کارت تعمیر در سه بخش اجرت، قطعه و کار خارج است می توانید تخفیف را بر روی سطرهای هر قسمت اعمال نمایید به عنوان مثال بر روی اجرت کلیک نمایید و  دکمه   “Enter”   را بزنید، نشانگر در فیلد تخفیف قرار می گیرد که می توانید مبلغ تخفیف این اجرت را وارد نمایید.

 

 خلاصه کار پذیرش 

مشابه اطلاعات کارت تعمیر است با این تفاوت که تنها امکان مشاهده اطلاعات وجود دارد و همه پذیرش های باز و بسته را نمایش می دهد.

ضمنا پذیرش هایی که اتوماتیک به صورت نهایی ذخیره می شوند فقط از این فرم قابل مشاهده هستند و از قسمت صدور مجدد سند پذیرش و فرم دریافت و پرداخت قابل مشاهده نیستند.

صورتحساب پذیرش 

در مسیر سیستم پذیرش مشاهده صورت حساب پذیرش های نهایی با فرمت های دارایی در سه فرمت مختلف وجود دارد. ضمنا از طریق گزارش پیش فاکتور می توانید وضعیت پذیرش هایی که هنوز بسته نشده اند را بررسی کنید.

 پیش فاکتور پذیرش 

زمانی که شما بخواهید قبل از صدور صورتحساب و نهایی کردن پذیرش مشتری را از جزئیات کارهای انجام شده به همراه مبالغ آن مطلع نمایید  ولی در صورت نیاز امکان اصلاح  آنرا هم داشته باشید پیش فاکتور بهترین گزینه خواهد بود ، زمانی شما می توانید پیش فاکتور جهت پذیرش صادر نمایید که پذیرش نهایی نشده باشد پس اگر به هر علت نیاز به اصلاح پذیرش داشته باشید به راحتی امکان پذیر خواهد بود.

پیشنهاد می شود حتماً قبل از نهایی کردن پذیرش جهت اطلاع مشتری از جزئیات صورتحساب خود ، به وی پیش فاکتور ارائه دهید تا اگر نیاز به اعمال تخفیف یا هر تغییر دیگری بود ، بتوانید اعمال نمایید.

همان طور که در عکس مشاهده می کنید ، پیش فاکتور پذیرش حداقل دو صفحه خواهد داشت ، صفحه اول اطلاعات جمع صورتحساب و صفحه دوم به بعد جزئیات اجرت ، قطعه و کار ارج در صورت وجود نمایش داده می شود.

 

 

 

 

 

صورتحساب پذیرش 1 

 

این صورتحساب تمامی اطلاعات اجرت ، قطعه وکار خارج را پشت سر هم بصورت فاکتور مورد قبول دارایی ارائه می نماید ،  دقت داشته باشید همانطور که در عکس مشاهده می نمایید این در  صورتحساب تفکیک بر اساس نوع محاسبه (مشتری ، گارانتی ، امداد و ...) وجود ندارد و سرجمع کل فاکتورها به همراه مالیات آن نمایش داده می شود .

در صورتی که بخواهید به تفکیک نوع محاسبه صورتحساب داشته باشید از صورتحساب پذیرش 2 یا صورتحساب پذیرش 3 یا صورتحساب پذیرش 4 می توانید استفاده نمایید.

 

 

 

 

 صورتحساب پذیرش 2 

این صورتحساب فقط اطلاعات جمع صورتحساب را نمایش می دهد و جزئیات اجرت ، قطعه و کار خارج را در برندارد.

 

 

 

 

صورتحساب پذیرش 3 

این صورتحساب اطلاعات کامل از مشخصات فروشنده ، خریدار و جمع صورتحساب را در صفحه اول و از صفحه دوم به بعد جزئیات اجرت ، قطعه و کار خارج را نمایش می دهد و حداقل شامل دو صفحه خواهد بود.

 

 

 

 

 

 صورتحساب پذیرش 4 

تحت هر شرایطی این صورتحساب بیش از یک صفحه نخواهد داشت و فقط اطلاعات کلی از وضعیت مبالغ اجرت ،  قطعه و کار خارج به تفکیک نوع محاسبه به همراه اطلاعات تخفیف و مالیات بر ارزش افزوده را نمایش می دهد ، این صورتحساب برای مواردی که بخواهید روی سربرگ از پیش طراحی شده (شماره گذاری شده) و قابل ارائه به دارایی باشد پیشنهاد می گردد.

 

 

 

 

 

 

صدور مجدد سند پذیرش 

پس از نهایی شدن یک پذیرش می توانید در فرم صدور مجدد سند پذیرش شماره آن را انتخاب نمایید، این فرم امکان صدور مجدد سند حسابداری پذیرش را امکان پذیر می کند، با توجه به این که ممکن است کدینگ های نوع خودرو و یا کدینگ های پیمانکاران ویرایش شود و سند پذیرش های نهایی نیاز به بروز رسانی داشته باشد می توانید شماره پذیرش را در این فرم انتخاب نمایید، با دکمه رویت سند حسابداری سند حسابداری قبلی آن را مشاهده کنید و با دکمه صدور سند، سند آن را بروز نمایید.

همانطور که مشاهده می نمایید امکان مشاهده صورتحساب پذیرش، گزارش شماره شاسی و رویت کالای مصرفی پذیرش (اطلاعات کالاها و فاکتورهای آن) امکان پذیر است.

لازم بذکر است پذیرش هایی که به صورت اتومات مثلا توسط سایت نهایی می شوند در این قسمت قابل مشاهده نیستند.

 

 صفر کردن مانده حساب شاسی 

با توجه به اینکه ممکن است مبلغ بدهکاری یک پذیرش با مبلغ دریافتی آن مغایرت داشته باشد و مبالغی که به صورت جزیی هستند بیشتر و یا کمتر دریافت شود، می توانید به صورت دوره ای مانده حساب شاسی پذیرش ها را با استفاده از این امکان که در مسیر سیستم پذیرش قرار دارد، صفر نمایید، که تصویر آن را در زیر مشاهده می نمایید.

بدین صورت که کد حساب هزینه و درآمد را انتخاب کرده و مبلغی که می خواهید  مانده های کمتر از آن مبلغ صفر شود وارد می کنید و ثبت را می زنید. سپس سندی تحت عنوان "سند صفر کردن مانده حساب شاسی" ثبت می گردد. که می توان نتیجه آن را در گزارش شماره شاسی نیز مشاهده کرد.

 

اصلاح اطلاعات مشتری 

با توجه به اینکه اطلاعات یک پذیرش می تواند از برنامه دیگری خوانده شود، ممکن است نیاز باشد که اطلاعات مشتری پذیرش را ویرایش نمایید ولی پذیرش نهایی شده باشد پس به همین دلیل می توانید از فرم اصلاح اطلاعات مشتری استفاده نمایید.

برای اصلاح اطلاعات مشتری فرم آن را از مسیر سیستم پذیرش انتخاب نمایید، از قسمت شماره پذیرش فیلد شماره پذیرش را انتخاب، اطلاعات مورد نظر را اصلاح و دکمه ثبت را کلیک نمایید، این تغییر برای تمام پذیرش هایی که این مشتری را داشته باشند اعمال می شود.

 

 

این فرم علاوه بر امکان ویرایش اطلاعات، شامل تنظیماتی برای اجباری یا اختیاری شدن فیلدهای اطلاعات مشتری و صحت سنجی مقادیری مانند کدملی و شناسه ملی در فرم در فرم ثبت پذیرش است. اگر بر روی دکمه تنظیمات کلیک نمایید فرم زیر نمایش داده می شود.

 

اصلاح تعمیرکار پذیرش های نهایی 

اگر پذیرشی نهایی شد و نیاز به اصلاح تعمیرکار پذیرش بود می توانید با استفاده از فرم اصلاح تعمیرکار پذیرش های نهایی که در مسیر سیستم پذیرش قرار دارد، تعیرکار آن را اصلاح نمایید، شماره پذیرش را انتخاب نمایید، بر روی سطر مورد نظر کلیک نمایید که انتخاب شود و کلید   “Enter”   را بزنید، تعمیرکار را اصلاح و کلید   “Tab”   را بزنید که سطر جاری ذخیره شود. نیاز است که پس از اصلاح یکبار در قسمت صدور مجدد سند پذیرش، صدور سند مجدد زده شود.

 

باز کردن کارت تعمیر 

برای باز کردن پذیرشی که کارت آن را بسته اید ولی نهایی نشده است، از فرم باز کردن کارت تعمیر استفاده نمایید، اگر وضعیت پذیرش درست باشد باید آن را در لیست شماره پذیرش بیابید آن را انتخاب نمایید و دکمه ثبت را کلیک کنید، سپس آن را در کارت تعمیر انتخاب و ادامه مراحل را انجام بدهید.

 

باز کردن پذیرش های نهایی 

برای باز کردن پذیرشی که نهایی شده باشد (صورتحساب آن داده شده باشد) می توانید از این آیتم استفاده نمایید، پس از این تغییر، می توانید پذیرش را در فرم کارت تعمیر مشاهده نمایید.

 

توجه:

- در صورت نیاز به ویرایش  پذیرش نهایی شده مراحل زیر باید طی شود:

1- اگر تسویه یا دریافت مبلغ پذیرش انجام شده است ابتدا از طریق فرم باز کردن پذیرش نهایی نسبت به برگشت از نهایی آن اقدام نمایید.

2- از طریق فرم دریافت/پرداخت شماره پذیرش را وارد کرده و روی ... کلیک کنید و قبض مربوط به پذیرش را حذف نمایید.

3- کارت تعمیر را باز نمایید و شماره پذیرش را وارد نمایید جهت حذف اجرت یا کار خارج آن را انتخاب نموده و دکمه Delete  را بزنید و جهت ویرایش روی آن دابل کلیک کرده و تغییرات خود را انجام دهید.

در صورتی که می خواهید قطعه ای را از پذیرش حذف نمایید باید از طریق اصلاح درخواست قطعه پذیرش قطعه مربوطه را برگشت بزنید ولی امکان ویرایش قطعه وجود ندارد.

4- پس از اتمام تغییرات لازم در کارت تعمیر مجدد کارت تعمیر را ببندید و از منوی دریافت/پرداخت نسبت به تسویه و نهایی کردن پذیرش اقدام نمایید.

 

- در صورت نیاز به حذف پذیرش نهایی شده مراحل زیر باید طی شود:

1- ابتدا از طریق آیتم ثبت فاکتور برگشت از فروش جهت پذیرش های نهایی شده بابت تمام قطعات مصرفی پذیرش یک فاکتور برگشتی ثبت نمایید.

2- در صورت ثبت دریافتی یا قبض دریافت بابت تسویه پذیرش از منوی دریافت/پرداخت شماره پذیرش را وارد کرده و روی ... کلیک کنید و قبض مربوط به پذیرش را حذف نمایید یا معادل آن قبض پرداختی با عنوان برگشت وجه دریافتی پذیرش ثبت نمایید.

3- سپس  در صورتی که کاربری شما اجازه حذف سندهای اتوماتیک را دارد از لیست اسناد موقت و سربرگ پذیرش سند پذیرش را حذف نمایید در غیر اینصورت از طریق آیتم برگشت سند حسابداری ، سند پذیرش را برگشت نمایید.

4- در نهایت از طریق آیتم سیستم پذیرش / ثبت پذیرش / ابطال پذیرش ، پذیرش مورد نظر را ابطال نمایید.

 

تعیین شماره پذیرش 2 

این آیتم زمانی کاربرد دارد که سیستم شما به صورت خودکار اطلاعات را از سیستم دیگری می خواند (وب سایپا ، سون ، کسب و کار ایران خودروو ...)

این شماره نشان دهنده شماره پذیرش آن سیستم می باشد ، بعضاً شماره پذیرش سیستمی که اطلاعات از آن کپی می شود باساختار شماره پذیرش بیلان یکسان نیست و این آیتم به شما کمک خواهد کرد هر  دو شماره را همزمان داشته باشید و از طریق آن بتوانید به اطلاعات مد نظر دسترسی پیدا کنید. معمولا این شماره به صورت سیستمی وارد می شود و کاربر اجازه تعیین یا تغییر آن را ندارد و فقط می تواند مشاهده نماید.

تعیین شماره پذیرش 3 

زمانی که بخواهید به هر دلیل دیگر اطلاعات از مبدا به بیلان کپی نشود (قطعی سیستم وب ، تغییر اطلاعات در بیلان و ...) وارد کردن شماره پذیرش سیستم مبدا در شماره پذیرش 3 بیلان این معنی را خواهد داشت که دیگر اطلاعات از مبدا خوانده نشود.

جهت این کار ابتدا از سیستم پذیرش فرم تعیین شماره پذیرش 3 را باز کرده سپس مانند تصویر شماره پذیرش را از لیست مربوطه انتخاب میکنیم (شماره 1) و در قسمت شماره پذیرش 3 (شماره 2) که همان شماره پذیرش سیستم مبدا می باشد را وارد می کنیم و در پایان روی ثبت (شماره 3) کلیک می کنیم.