اشخاص 

از این آیتم جهت مدیریت حساب اشخاص (طرف حسابها) استفاده می شود که بصورت پیش فرض در xx   دسته بندی قابل رؤیت می باشد.

تنظیمات پایه 

دسته بندی اشخاص 

در این قسمت دسته بندی طرف حسابها با توجه به ماهیت آنها و بسته به استفاده کاربر از سیستم انجام می شود ولی باید دقت شود که از گروه 0 تا 8 باید به همین کد و نام باشد و در صورتی که کاربر نیاز به ایجاد دسته جدید داشته باشد باید از کد 9 به بعد و سایر نام ها استفاده نماید.

برای ایجاد یک گروه جدید و تغییرات دسته بندی اشخاص (افزایش ، ویرایش ، حذف)  از این قسمت استفاده می شود، برای ایجاد یک گروه جدید فرم دسته بندی اشخاص را از مسیر اشخاص/ تنظیمات پایه اجرا نمایید که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید، بر روی دکمه ایجاد کلیک کنید و اطلاعات مربوط به نام آیتم یا نام گروه جدید و حساب معینی که کدینگ های اشخاص در سطح تفضیل آن حساب ایجاد می شود، وارد نمایید و دکمه ایجاد را کلیک کنید.

لازم بذکر است بهتر است برای کد حساب دسته بندی اشخاص از کدینگ سطح ماقبل آخر استفاده شود. ضمنا از تغییر یا حذف دسته بندی های موجود سیستمی پرهیز شود.

برای غیرفعال کردن هر گروه نیز از همین منو می توان استفاده کرد. اگر گروهی غیرفعال شود دیگر در لیست اشخاص قابل مشاهده نخواهد بود مگر اینکه مجدداً فعال گردد.

 

دراین سیستم جهت راحت ترکار کردن با حساب افراد و اجتناب از درگیری کاربران با کدینگ های حسابداری افراد به 6 دسته تقسیم شده اند، تا کاربر بتواند بسته به مراوده ای که با شخص دارد از این گروه ها استفاده کند.

 عناوین اشخاص

برای ایجاد عناوین اشخاص فرم آن را از مسیر اشخاص / تنظیمات پایه اجرا نمایید که تصویر آن را مشاهده می کنید. برای ایجاد یک گروه جدید بر روی دکمه ایجاد کلیک نمایید، عنوان مورد نظر را وارد و مجددا دکمه ایجاد را کلیک کنید.

 

رتبه بندی مشتری ها 

برای ایجاد دسته بندی اشخاص فرم آن را از مسیر اشخاص / تنظیمات پایه اجرا نمایید که تصویر آن را مشاهده می کنید. برای ایجاد یک عنوان جدید بر روی دکمه ایجاد کلیک نمایید، عنوان مورد نظر را وارد و دکمه ایجاد را کلیک کنید.

 

خریداران 

ایجاد مشتری  

از منوی اشخاص، خریداران را انتخاب کرده (شماره 1) تا وارد لیست مشتریان شوید (از آیکن میانبر روی صفحه هم می توانید استفاده کنید).  

 

سپس روی دکمه ایجاد کلیک کنید (شماره 2) تا فرم مشخصات مشتری باز شود که تصویر آن را در فرم زیر مشاهده می نمایید. این فرم دارای چندین بخش است به جز بخش اطلاعات فروش که پس از ایجاد مشتری می توانید آن را تکمیل نمایید، مابقی قسمت ها را می توانید ورود اطلاعات کنید.

بخش اول : اطلاعات پایه 

اولین تب که با نام اطلاعات پایه نمایش داده می شود اطلاعات پایه مشتریان را ذخیره می کند.

برنامه به هر طرف حساب یک کد 6 رقمی اختصاص می دهد که معادل 6 رقم آخر حساب تفضیلی است که به طرف حساب اختصاص می دهد و البته این کد نیز تکراری نخواهد بود.

لازم بذکر است در صورت لزوم می توانید کدینگ حسابداری پیشنهادی سیستم را تغییر دهید و از کدینگ های موجود استفاده نمایید.  که در این صورت کدینگ جدیدی ایجاد نخواهد شد.

 

توجه: دقت نمایید کد پیشنهادی متناسب با کدینگ حسابداری نمایش داده شده باشد در غیر این صورت مانند تصویر زیر با خطای "مقدار تکراری قابل قبول نیست" مواجه می شوید و به هنگام تعریف اشخاص جدید این خطا وجود خواهد داشت.

لذا جهت رفع این مشکل باید کد شخص را افزایش دهید تا جایی که کد شخص با کدینگ حسابداری متناسب باشد و کدینگی حسابداری از قبل تعریف شده برابر با کد شخص وجود نداشته باشد.

 

 

 

توجه : در صورتی که نامی که وارد کرده اید ، وجود داشته باشد سیستم پیغامی مبنی بر "این نام تکراری است !"که در تصویر زیر آمده است  به کاربر نمایش می دهد و این پیام فقط جنبه اطلاع رسانی دارد و هیچ مانعی جهت ذخیره سازی اطلاعات نیست.این پیام از این بابت به شما نمایش داده می شود تا به شما در جلوگیری از ورود نام های تکراری کمک کند.

 

قسمت توضیحات جهت شرح بیشتر وضعیت مشتری استفاده می شود و در هیچ جای برنامه و گزارشات نشان داده نمی شود.

افتتاحیه ریال در صورتی وارد می شود که سیستم جدید راه اندازی شده است و اولین سال مالی است که سیستم شروع به کار می کند در غیر اینصورت اطلاعات افتتاحیه هر کد از سند افتتاحیه که وابسته به دوره قبل می باشد تکمیل می گردد که در این وضعیت قسمت افتتاحیه ریال غیر فعال می باشد.

افتتاحیه تعداد تقریباً بلا استفاده بوده چرا که جهت سیستم هایی که پایه آنها بر اساس کالا می باشد مانند طلافروشی ها قابل استفاده است.

اگر چک باکس دریافت نام جهت فاکتورهای خرید/فروش را تیک دار نمایید، در زمان انتخاب طرف حساب فاکتور می توانید نام طرف حساب را وارد نمایید، از این آیتم بیشتر جهت مشتریان متفرقه استفاده می شود. گاهی پیش می آید که افراد متفرقه جهت خرید به شما مراجعه می کنند و در قبال خرید از شما فاکتور می خواهند شما دو راه پیش رو دارید، یکی اینکه برای شخص حساب باز کنید. اما این مشکل پیش می آید که تعداد حسابهای شما افزایش می یابد. راه دوم و بهتر این است که یک مشتری به نام مشتریان متفرقه ایجاد کنید، و این گزینه را فعال نمایید این کار باعث می شود تا مبلغ فاکتور به حساب مشتری متفرقه ولی به نام شخصی که نام آن را وارد می کنید درج گردد.

حساب ریالی حتماً فعال باشد چرا که در غیر اینصورت فقط جهت سیستم کالایی قابل استفاده می باشد.

میزان اعتبار جهت تعیین میزان حد برای مانده بدهکاری شخص می باشد که تجاوز از این مقدار توسط سیستم کنترل می شود.

(این گزینه زمانی فعال خواهد بود که سیستم اعتبار سنجی جزء سیستم های خریداری شده شما باشد و در تنظیمات سیستم نیز فعال شده باشد)

لازم بذکر است مقدار صفر بیانگر عدم اعمال محدودیت می باشد.

 

همانطورکه در انتهای فرم مشخصات مشاهده می کنید سیستم هنگام ایجاد یک حساب، بسته به نوع گروه انتخابی(خریداران، فروشندگان و ...) یک کدینگ حسابداری منحصر به فرد اختصاص می دهد، البته کاربر این امکان را دارد که بسته به نیاز خود کدینگ پیشنهادی سیستم را تغییر دهد.

نکته حائز اهمیت این است که کدینگ حسابداری پیشنهادی از روی کد مشتری ایجاد می شود و در صورتی که این کدینگ از قبل وجود داشته باشد یا باید در صورت عدم نیاز آن را حذف نمود و یا با تغییر کد مشتری کدینگ حسابداری دیگری به آن اختصاص داد و از کد قبلی گذر کرد. از طرفی می توان ابتدا یک کدینگ حسابداری ایجاد نمود بعد هنگام تعریف مشتری آن کدینگ حسابداری را به شخص منظور انتصاب داد . خلاصه اینکه باید دقت شود کدینگ حسابداری شخص دیگری به شخص منظور انتصاب داده نشود چون در این حالت دو شخص با کدینگ حسابداری یکسان وجود دارند که باعث عدم صحّت اطلاعات حسابداری می شود.

توجه داشته باشید که نام طرف حساب و کدینگ حسابداری منحصر به فرد است و به صورت تکراری درج نمی شود، می توانید اطلاعات پایه مانند نام که الزامی می باشد، وارد و دکمه ایجاد را کلیک نمایید، زیرا کدینگ به صورت پیش فرض اختصاص داده می شود و بقیه بخش ها را می توانید بعد تکمیل کنید و ورود اطلاعات آن ها الزامی نیست.

 ضمناً فیلم مربوط به قسمت اشخاص از طریق لینک زیر قابل مشاهده است:

https://www.aparat.com/v/tvSAu

 

بخش دوم : سایر اطلاعات

در این قسمت همانگونه که مشاهده می کنید اطلاعات شغلی و اطلاعات شخصی فرد ذخیره می شود.

 

بخش سوم : اطلاعات فروش 

(شماره 1 ) : در قسمت اطلاعات فروش می توان برای مشتری تعریف شده نوع خاصی از انواع فاکتور را در نظر گرفت و اگر چک باکس مقابل نوع فاکتور انتخابی تیک دار شود این نوع فاکتور برای مشتری غیرقابل تغییر هم می شود برای زمانی که این مشتری برای ایجاد فاکتور انتخاب می شود نوع فاکتور از قبل مشخص می شود.

(شماره 2) : تنظیماتی نیز برای مدیریت قیمت فروش برای این طرف حساب خاص می توان داشت از جمله اینکه قیمت فروش کالا برای این مشتری اعمال شود .

(آیتم شماره 3) : در صورتی که بخواهیم قیمت فروش کالا برای مشتری اجباری باشد از این آیتم استفاده می شود.

(آیتم شماره 4) : جهت مواقعی که بخواهیم به صورت ثابت درصدی به عنوان تخفیف در فاکتورهای این مشتری لحاظ شود.

(آیتم شماره 5) : برای اعمال مدت پیش فرض جهت تعیین زمانتسویه فاکتور استفاده می شود.

(آیتم شماره 6) :  در صورتی که بسته به شرایطی قیمت های فروش برای این مشتری متفاوت بوده است جهت یادآوردی آخرین قیمت فروخته شده از این آیتم استفاده می شود.

(آیتم شماره 7) :  جهت تسریع در صدور فاکتور برای مشتری بارکد چاپ می گردد.

(آیتم شماره 8 و 9 و 10 و11) :  برای حالتی که بخواهید مدیریت قیمت فروش برای یک طرف حساب با حالت های متفاوت انجام شود می توانید از این قسمت استفاده نمایید و یا از بخش انبارداری / خرید و فروش / فروش / مدیریت قیمت فروش استفاده نمایید که دربخش   مدیریت قیمت فروش به تفضیل توضیح داده شده است.

 

 

بخش چهارم : اطلاعات حساب ها

در بخش اطلاعات حساب ها این امکان وجود دارد که به ازای یک مشتری چندین حساب از اطلاعات مورد نیاز مربوط به نام بانک، نام شعبه و شماره حساب و یا کارت مشتری مورد نظر را وارد نمایید. با  کلیک دکمه جدید می توانید ورود اطلاعات را انجام بدهید و با کلیک بر روی دکمه ثبت  اطلاعات وارد شده ذخیره خواهند شد. 

 

بخش پنجم : اطلاعات اقتصادی

این قسمت مربوط به اطلاعات اقتصادی می باشد که شامل کد ملی ، کد اقتصادی، شماره ثبت و سایر اطلاعات نشان داده در شکل می باشد. 

 

بخش ششم : اطلاعات ویزیتوری

در این قسمت می توان مشخص کرد که ویزیتور مربوط به این مشتری چه ویزیتوری باشد. و نحوه محاسبه پورسانت برای ویزیتور به چه صورتی باشد،

درصدی از فاکتور : به صورت پیش فرض به میزان این درصد به ازای هر فاکتور به حساب بستانکاری ویزیتور مربوطه لحاظ می شود.

مبلغ ثابت به ازای هر فاکتور : به صورت پیش فرض مبلغ وارد شده به ازای هر فاکتور به حساب بستانکاری ویزیتور مربوطه لحاظ می شود.

مبلغ ثابت به ازای هر کالا : به صورت پیش فرض مبلغ وارد شده به ازای هر کالا به حساب بستانکاری ویزیتور مربوطه لحاظ می شود.

سقف مبلغ پورسانت : با انتخاب و تعیین مبلغ این حالت ، جهت پورسانت های ویزیتور سقف تعیین می گردد.

شامل محدودیت های ویزیتوری کالا نباشد : با فعال سازی این آیتم محدودیت ها و تنظیماتی که در قسمت ویزیتوری انبارداری تعریف شده است جهت این شخص غیر فعال می شود.

توجه : این اطلاعات در زمان ایجاد فاکتور در صورتی که عملیات ویزیتوری فعال باشد قابل استفاده خواهند بود. اگر برای یک طرف حساب ویزیتور اختصاص بدهید و بخواهید آن را حذف نمایید ابتدا باید ویزیتور آن را ار همین قسمت از انتخاب خارج نمایید و سپس طرف حساب را حذف کنید. برای حذف ویزیتور اختصاص داده شده بر روی نام ویزیتور کلیک نمایید و کلید “Delete” را بزنید و سپس دکمه ثبت را کلیک کنید.

 

 

تغییر مشخصات مشتری 

از قسمت اشخاص ، وارد لیست مشتریان شوید. مشتری مورد نظر را انتخاب و روی دکمه تغییر کلیک کنید. در فرمی که پیش روی شما باز می شود اطلاعات را تغییر و روی دکمه ثبت کلیک کنید. با این کار اطلاعات جدید جایگزین اطلاعات قبلی خواهد شد.

 حذف مشتری 

در صورتی که بخواهید مشتری مورد نظر را حذف کنید، پس از ورود به لیست مشتریان، مشتری مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه حذف کلیک کنید. در جواب سؤال «آیا اطلاعات حذف شود؟» گزینه بله را انتخاب کنید. با این کار مشتری مورد نظر از لیست مشتریان حذف خواهد شد.

تذکر : در صورتی که مشتری مورد نظر گردش ریالی و یا کالایی داشته باشد شما قادر به حذف کردن آن نخواهید بود. برای این منظور ابتدا باید کلیه فاکتورها و سند های مربوط به مشتری را حذف و سپس اقدام به حذف مشتری نمایید.

 جستجوی مشتری خاص

بعد از مدتی که با سیستم کار می کنید تعداد مشتریان زیاد می شود و پیدا کردن مشتری مورد نظر به کندی پیش خواهد رفت. برای رفع این مشکل امکانات جستجوی کم نظیری را برای شما در نظر گرفته ایم. برای جستجو، کافی است در کادرهای بالای صفحه تمام یا قسمتی از آیتمی را که به دنبال آن هستید وارد کرده تا سیستم آیتم های مطابق با آن را نمایش دهد.

برای مثال اگر شما دنبال فردی بنام « مشتری» هستید کافی است در کادر بالای نام کلیک کرده و «مشتری» را وارد کنید. سیستم کلیه افرادی که « مشتری» در اسم آنها وجود دارد را نمایش می دهد.

 

 مرتب سازی

در صورتی که بخواهید اطلاعات بر اساس آیتم مورد نظر مرتب باشد کافی است روی  عنوانی را که می خواهید مرتب شود کلیک کنید. با کلیک اول اطلاعات بصورت صعودی و در صورت کلیک مجدد، نزولی مرتب خواهد شد.

 تغییر نحوه نمایش اطلاعات در لیست 

در مواقعی که می خواهید آیتم های نمایش داده شده توسط سیستم مانند : کد مشتری ، نام مشتری و . . . را تغییر دهید برابر دستورالعمل زیر عمل کنید:

 

 

برروی آیکون سه نقطه در گوشه صفحه کلیک کنید.در پنجره ای که باز می شود آیتم هایی را که می خواهید نمایش داده شوند را تیک دار کنید وآنهایی را که نمی خواهید نمایش داده شوند را از حالت انتخاب  خارج کنید.

در آخر جهت ذخیره اطلاعات روی دکمه ثبت کلیک کنید.

توجه : این تنظیمات فقط برای خودتان اعمال می شود و دیگر کاربران درصورت نیاز، باید این بخش را برای خود تنظیم کنند.

 مانده حساب

سیستم بصورت پیش فرض مانده حساب هر شخص را  نمایش می دهد.

تذکر : اگر مانده حساب شخص مثبت باشد شخص مورد نظر به شما بدهکار است و اگر مانده حساب منفی باشد شخص از شما بستانکار است.

 رؤیت گردش حساب 

زمانی که بخواهید ریز حساب شخصی را بدانید، کافی است وارد لیست مشتریان شوید و پس از انتخاب مشتری مورد نظر روی دکمه رؤیت گردش کلیک کنید یا روی شخص مورد نظر کلیک سمت راست کنید سپس نوع گزارشی را که می خواهید، از منویی که ظاهرمی شود انتخاب کنید. در پنجره ای که بازمی شود اطلاعات مورد نیاز را تکمیل و روی دکمه تأیید کلیک کنید.

با انجام این اعمال خلاصه ای از عملکرد فرد مورد نظر به شما نمایش داده خواهد شد .

 

 

 

رؤیت فاکتورهای مشتری

به منظور رؤیت فاکتور های مشتری مشتری مورد نظر را انتخاب و دکمه رؤیت فاکتورها را کلیک نمایید.

 

 انجام عملیات جهت مشتری 

شما می توانید به ازاء هر مشتری عملیاتی از قبیل خرید ، فروش ، دریافت ، پرداخت، رسید خدمات را انجام   دهید. چگونگی ثبت فاکتور خرید، فروش و یا دریافت / پرداخت در مباحث بعدی به تفضیل آمده است. ما در اینجا شما را با نحوه ثبت این اعمال برای مشتری خاص آشنا خواهیم کرد.

پس از ورود به لیست مشتریان ، مشتری مورد نظر را انتخاب کنید. و سپس روی منوی عملیات کلیک کرده و آیتم مربوطه را انتخاب کنید. با این کار دیگر نیاز به انتخاب مشتری در ثبت عملیات نخواهید داشت.

 

گزارشات مخصوص مشتری خاص

زمانی که بخواهید گزارشهای خود را محدود به فرد مورد نظر کنید مانند فاکتورهای فروش ، اقساط ، چکها ، دریافت/ پرداخت و . . این گزارشها بهترین امکانات را برای شما فراهم خواهند ساخت.

برای این کار کافی است وارد لیست مشتریان شده و فرد مورد نظر را انتخاب کنید و سپس روی منوی گزارشات کلیک کرده و گزارش مورد نظر را انتخاب کنید.

با این کار گزارش انتخابی محدود به مشتری انتخاب شده خواهد شد. برای نمونه اگر شما گزارش دریافت/پرداخت را انتخاب کنید. فقط دریافت/پرداختهای مربوط به مشتری انتخاب شده به شما نمایش داده خواهد شد.  

 

فروشندگان

در این قسمت طرف حساب هایی که از آنها خرید انجام می دهیم یا به اصطلاح فروشندگان قابل مشاهده هستند.

کارکنان 

این قسمت مربوط به کارکنان و پرسنل مجموعه می شود که در صورت نیاز به تعریف آنها در سیستم اشخاص ایجاد می شوند.

 ویزیتورها

در این قسمت افرادی که بعنوان ویزیتور با ما همکاری دارند با توجه به عملیات ویزیتوری تعریف می گردند.

 

بدهکاران خودرو

در صورت داشتن سیستم پذیرش حتما باید حسابی که جهت بدهکاری سهم مشتری تسویه پذیرش در قسمت تنظیم کدینگ نوع خودرو وارد شده است به عنوان یک شخص در قسمت بدهکاران خودرو تعریف گردد درغیر اینصورت عملیات تسویه و دریافتی پذیرش با خطا مواجه خواهد شد.

گزارش های اشخاص 

لیست حساب ها 

گزارشی از لیست اشخاص به همراه مانده حساب آنها می دهد.

 لیست بدهکاران 

 لیست بدهکاران ریالی 

شما با انتخاب این گزارش می توانید گزارشی از لیست طرف حساب هایی که مانده حساب ریالی بدهکار دارند برای مواردی که حساب ریالی داشته اند، مشاهده نمایید.

 لیست بستانکاران 

لیست بستانکاران ریالی 

شما با انتخاب این گزارش می توانید گزارشی از لیست طرف حساب هایی که مانده حساب ریالی بستانکار دارند برای مواردی که حساب ریالی داشته اند، مشاهده نمایید.

 گردش حساب مشتری 

 گردش حساب مشتری کالا 

جهت رؤیت گردش لیست کالاهایی که مشتری خاص در سیستم داشته شما می توانید به راحتی از این گزارش استفاده نمایید.

نکته : شما جهت رؤیت گردش می توانید روی مشتری مورد نظر کلیک سمت راست کرده و یا از منوی رؤیت گردش، نوع گزارشی را که می خواهید انتخاب کنید.

 گزارش های خاص حسابها 

ليست چکهاي دريافتي از مشتري 

گزارشی از لیست چک های دریافتی از یک طرف حساب نمایش می دهد.

 ليست چکهاي پرداختي به مشتري 

گزارشی از لیست چک های پرداختی به یک طرف حساب نمایش می دهد.

 گزارش دريافت/ پرداخت مشتري 

گزارشی از کلیه دریافت / پرداخت های مربوط به یک طرف حساب نمایش می دهد.

 گزارش دريافتها از مشتري 

گزارشی از کلیه دریافتی های مربوط به یک طرف حساب نمایش می دهد.

 گزارش پرداخت ها به مشتري 

گزارشی از کلیه پرداختی های مربوط به یک طرف حساب نمایش می دهد.

 وجوه واريزي به بانک 

این گزارش لیستی از موارد واریزی به بانک که مربوط به یک مشتری خاص باشد، نمایش می دهد

 وجوه دريافتي از بانک 

لیست چک های پرداخت شده به یک طرف حساب را نمایش می دهد.

 ليست فاکتورهاي مشتري 

لیست کلیه فاکتورهای مشتری را نمایش می دهد.

 ليست فاکتورهاي موقت مشتري 

لیست فاکتورهایی با وضعیت موقت را نمایش می دهد.

 خلاصه گردش کالاي مشتري 

این گزارشی لیستی از کلیه کالاهای فاکتورهای یک مشتری را به شما نمایش می دهد.

 گزارش عملکرد فروش 

گزارشی از مبالغ فروش به طرف حساب های موجود نمایش می دهد.

 اطلاعات آماري مشتري 

این گزارش خلاصه ای از آمار کلی هر مشتری را به صورت گروه بندی شده نمایش می دهد.

 گزارش عملکرد خرید به تفکیک مشتری 

گزارشی از مبالغ فاکتورهای خرید به تفکیک مشتریان نمایش می دهد که نسب به وضعیت فاکتورها (موقت ، ثبت و ...) آن را تفکیک می نماید.